Kairos est la plateforme numérique qui permet aux organismes de formation de gérer leurs échanges avec Pôle emploi autour du suivi des demandeurs d’emploi en formation. Concrètement, elle centralise toutes les données relatives aux stagiaires : entrées en formation, présences, absences, et fins de parcours. Si vous vous demandez comment y accéder, quels sont vos droits, ou comment éviter les erreurs de saisie les plus courantes, ce guide vous accompagne pas à pas pour maîtriser rapidement cet outil devenu indispensable dans la gestion quotidienne de vos formations financées ou suivies par Pôle emploi.
Comprendre le rôle de Kairos dans l’écosystème Pôle emploi
Avant de vous lancer dans la manipulation technique de la plateforme, il est essentiel de bien saisir sa fonction dans la relation entre votre organisme, Pôle emploi et les stagiaires que vous accueillez. Kairos n’est pas simplement un outil de saisie, mais un véritable pont numérique qui conditionne le versement des aides et le suivi administratif des bénéficiaires.
À quoi sert concrètement Kairos Pôle emploi pour les organismes de formation ?
Kairos centralise l’ensemble des informations relatives aux actions de formation que vous dispensez à des demandeurs d’emploi suivis par Pôle emploi. Vous y transmettez les données essentielles : identité des stagiaires, dates d’entrée et de sortie, heures de présence effective, motifs d’absence éventuels. Cette remontée d’information permet à Pôle emploi de calculer les droits à indemnisation des bénéficiaires (ARE, AREF, rémunération de formation), de suivre leur parcours et de vérifier la bonne exécution des conventions de formation.
Concrètement, chaque fois qu’un demandeur d’emploi entre en formation dans votre centre, vous devez le déclarer dans Kairos. De même, toute interruption, abandon ou fin de parcours nécessite une mise à jour rapide. Cette fiabilité des données évite les retards de paiement pour les stagiaires et limite les anomalies qui génèrent des retours chronophages de la part de Pôle emploi.
Quels acteurs utilisent Kairos et dans quels types de situations précises ?
La plateforme s’adresse principalement aux organismes de formation conventionnés avec Pôle emploi, qu’il s’agisse de centres de formation privés, d’organismes publics ou d’établissements associatifs. Dès qu’une action de formation est financée ou co-financée par Pôle emploi, ou qu’elle implique le suivi d’un demandeur d’emploi indemnisé, Kairos entre en jeu.
Du côté de Pôle emploi, les conseillers utilisent les données remontées pour suivre l’évolution du parcours du demandeur d’emploi, vérifier sa présence en formation et ajuster son accompagnement. Certains partenaires institutionnels (Régions, OPCO dans certains cas) peuvent également avoir accès à des données issues de Kairos selon les conventions de partenariat établies.
| Acteur | Rôle dans Kairos |
|---|---|
| Organisme de formation | Saisie et mise à jour des données stagiaires |
| Pôle emploi | Suivi des parcours, calcul des droits, contrôle de conformité |
| Demandeur d’emploi | Bénéficiaire du suivi, percevant ses indemnités selon les données remontées |
Accéder à Kairos via son espace Pôle emploi et résoudre les blocages fréquents
L’accès à Kairos peut sembler obscur au premier abord, notamment pour les nouveaux utilisateurs ou les structures qui viennent d’obtenir une convention. Pourtant, une fois les bonnes adresses et identifiants en main, la connexion devient fluide et rapide.
Comment se connecter à Kairos depuis l’espace organisme ou partenaire Pôle emploi ?
La première étape consiste à vous connecter à votre espace partenaire sur le portail Pôle emploi dédié aux organismes de formation. Vous utilisez pour cela vos identifiants organisme, généralement fournis lors de votre référencement ou de la signature de votre première convention. Une fois dans votre espace, vous trouverez un menu ou une rubrique dédiée aux services partenaires ou aux outils de gestion.
Selon votre profil et vos droits, un lien direct vers Kairos apparaît dans ce menu. Il peut porter différents intitulés : « Suivi des stagiaires », « Kairos », ou « Gestion des formations ». Le système utilise généralement une authentification unique (SSO), ce qui signifie que vous n’avez pas à ressaisir vos identifiants une seconde fois. La redirection se fait automatiquement de manière sécurisée.
Erreur de connexion Kairos Pôle emploi : quelles vérifications faire en priorité ?
Si vous rencontrez un message d’erreur lors de la connexion, commencez par vérifier que vos identifiants Pôle emploi sont corrects et que votre profil est bien actif. Un simple mot de passe expiré ou mal saisi bloque l’accès à tous les services partenaires. Pensez également à vider le cache de votre navigateur et à désactiver temporairement les bloqueurs de pop-up, car Kairos utilise parfois des fenêtres secondaires pour afficher certaines fonctionnalités.
Autre point fréquent : vos droits d’accès à Kairos ne sont peut-être pas encore activés. Cela peut arriver lorsque votre convention est récente ou que votre organisme n’a pas encore été rattaché dans le système. Dans ce cas, contactez votre interlocuteur Pôle emploi habituel (référent formation ou conseiller entreprise) pour faire activer vos accès. Le délai d’activation varie, mais il est généralement de quelques jours ouvrés après validation de votre convention.
Création d’accès Kairos et gestion des droits en interne dans votre structure
L’ouverture des droits Kairos pour votre organisme passe par une demande officielle auprès de Pôle emploi, souvent incluse dans le processus de conventionnement. Une fois votre structure enregistrée, vous pouvez gérer les comptes utilisateurs en interne. Il est fortement déconseillé de partager un seul identifiant entre plusieurs collaborateurs : cela complique la traçabilité des saisies et augmente le risque d’erreurs.
Définissez clairement les rôles : qui saisit les entrées en formation, qui met à jour les présences, qui valide les fins de parcours. Chaque utilisateur doit disposer de son propre accès avec les droits correspondant à sa fonction. Cette organisation limite les doubles saisies, sécurise vos données et facilite les audits en cas de contrôle.
Utiliser Kairos au quotidien pour le suivi des formations et des stagiaires
Une fois connecté, l’utilisation quotidienne de Kairos repose sur quelques actions récurrentes : déclarer les nouvelles entrées, actualiser les présences, signaler les absences et clôturer les fins de parcours. Chacune de ces étapes suit une logique précise qu’il faut maîtriser pour éviter les retours d’anomalies.
Comment suivre les stagiaires Pôle emploi dans Kairos étape par étape ?
Dans l’interface Kairos, vous accédez à la liste des bénéficiaires inscrits sur vos sessions de formation. Pour chaque stagiaire, vous retrouvez son identifiant Pôle emploi, les dates prévisionnelles de formation et le statut actuel de son dossier. Vous pouvez consulter les informations de prise en charge, vérifier que les données correspondent bien à votre convention et ajouter les événements de parcours.
Le suivi se fait en temps réel ou de manière hebdomadaire selon votre organisation. L’essentiel est de rester rigoureux sur les délais : chaque événement doit être saisi rapidement après sa survenue pour que Pôle emploi puisse traiter les droits du demandeur d’emploi sans retard. Un stagiaire qui abandonne sa formation un lundi doit idéalement être signalé dans Kairos dès le mardi, afin d’éviter un versement indu d’indemnités.
Saisir les entrées, absences et fins de formation sans erreurs récurrentes
Chaque événement important de la vie du stagiaire en formation nécessite une saisie spécifique. L’entrée en formation se déclare avec la date exacte du premier jour de présence. Les absences doivent être justifiées par un motif (maladie, convocation Pôle emploi, absence non justifiée) et accompagnées des dates précises. La fin de formation, qu’elle soit normale, anticipée ou liée à un abandon, doit également être enregistrée avec la date réelle de sortie et le motif associé.
Les erreurs les plus fréquentes concernent les dates incohérentes (une fin de formation avant la date d’entrée, par exemple) ou l’oubli de champs obligatoires. Pour éviter ces écueils, mettez en place une procédure interne simple : avant de valider une saisie, relisez systématiquement les informations et croisez-les avec vos documents internes (feuilles d’émargement, certificats médicaux). Un contrôle à deux personnes sur les dossiers sensibles réduit considérablement le taux d’anomalies.
Optimiser l’organisation interne de votre centre de formation autour de Kairos
Plutôt que de concentrer toutes les tâches Kairos sur une seule personne, répartissez les responsabilités selon les compétences et les fonctions. Par exemple, le service accueil ou les formateurs peuvent être chargés de noter quotidiennement les présences et absences. Le service administratif s’occupe ensuite de la saisie des ouvertures de droits et de la vérification des conventions. Enfin, un référent Kairos supervise l’ensemble, contrôle la cohérence des données et traite les retours de Pôle emploi.
Cette organisation évite les retards de saisie, réduit les risques d’oubli et améliore la qualité globale de vos données. Elle vous fait également gagner du temps sur les relances de Pôle emploi, car les anomalies sont détectées et corrigées en amont, avant même qu’elles ne remontent.
Bonnes pratiques, support et évolutions de la plateforme Kairos Pôle emploi
Pour tirer pleinement parti de Kairos dans la durée, il ne suffit pas de maîtriser les fonctionnalités de base. Il faut aussi adopter des réflexes de qualité, savoir où trouver de l’aide et anticiper les évolutions régulières de l’outil.
Quelles bonnes pratiques adopter pour sécuriser et fiabiliser vos données Kairos ?
La qualité de vos saisies impacte directement la situation des demandeurs d’emploi que vous formez. Une erreur de date ou un oubli de déclaration peut entraîner un retard de versement d’indemnités, voire un trop-perçu que le bénéficiaire devra rembourser. Pour limiter ces risques, documentez vos procédures internes : créez un guide simple avec des captures d’écran et les étapes à suivre pour chaque type de saisie.
Formez régulièrement vos nouveaux collaborateurs et prévoyez des piqûres de rappel pour les utilisateurs confirmés. Un suivi mensuel des anomalies signalées par Pôle emploi vous permet d’identifier vos points faibles et d’y remédier rapidement. Enfin, archivez systématiquement vos justificatifs (feuilles d’émargement, certificats) pour pouvoir répondre aux demandes de contrôle sans délai.
Où trouver de l’aide en cas de difficulté sur Kairos ou d’évolution de règles ?
En cas de blocage technique ou de doute sur une procédure, commencez par consulter la documentation disponible dans votre espace partenaire Pôle emploi. Des guides utilisateurs, tutoriels vidéo ou FAQ sont parfois mis à disposition pour faciliter la prise en main de Kairos. Si vous ne trouvez pas de réponse, contactez votre interlocuteur Pôle emploi habituel, qui pourra vous orienter vers le support technique approprié.
Certaines régions ou réseaux professionnels (fédérations d’organismes de formation, groupements d’employeurs) organisent également des sessions de formation ou des webinaires sur l’utilisation de Kairos. Ces moments d’échange permettent de partager les bonnes pratiques et de résoudre collectivement les difficultés rencontrées par les uns et les autres.
Anticiper les évolutions de Kairos et adapter vos processus sans stress inutile
Comme tous les outils numériques liés à Pôle emploi, Kairos évolue régulièrement au gré des réformes réglementaires et des mises à jour informatiques. Plutôt que de subir ces changements dans l’urgence, désignez un référent chargé de suivre les actualités de la plateforme. Cette personne consulte régulièrement les communications de Pôle emploi, participe aux webinaires d’information et relaie les évolutions importantes à l’équipe.
Un court point interne à chaque mise à jour majeure suffit souvent pour adapter vos pratiques. Mieux vaut anticiper une modification de procédure que de devoir corriger des dizaines de saisies erronées après coup. Cette veille active vous permet aussi de repérer les nouvelles fonctionnalités qui pourraient simplifier votre quotidien.
Kairos est aujourd’hui un passage obligé pour tout organisme de formation travaillant avec Pôle emploi. En maîtrisant les étapes d’accès, les procédures de saisie et les bonnes pratiques de gestion, vous transformez cette contrainte administrative en véritable outil de pilotage. Vous gagnez en réactivité, limitez les anomalies et offrez un meilleur service aux demandeurs d’emploi que vous accompagnez. Reste à structurer votre organisation interne et à maintenir une veille active pour rester efficace dans la durée.
